Jetzt beraten lassen: 0511 96167-0

Google Bewertungen: ø 4,7/5

BNW Suche
Suchbegriff eingeben:
Neueste Kurse & Seminare

Chancen von Schule gestalten – Freiräume nutzen

Freie Plätze
Präsenzseminar
Oldenburg

Künstliche Intelligenz verstehen und effizient nutzen

Freie Plätze
Online Seminar
Standortunabhängig online

Chancen, Risiken, Praxis entlang der Candidate Journey

Freie Plätze
Online Seminar
Standortunabhängig online

Meetingitis: Gemeinsam gegen die Meeting-Flut

Wir alle kennen sie: die „Krankheit“ namens Meetingitis. Sie schleicht sich unbemerkt in unseren Arbeitsalltag ein und sorgt dafür, dass wertvolle Zeit in endlosen Besprechungen verloren geht. Dabei ist diese Zeit eigentlich für das Wesentliche gedacht – die Umsetzung unserer Projekte, das Erreichen unserer Ziele und das Vorantreiben unserer täglichen Aufgaben. Doch wie kommt es zu dieser „Epidemie“ und vor allem: Wie können wir uns dagegen wehren?


Was ist Meetingitis?

Meetingitis beschreibt das Phänomen, dass Meetings zunehmend zu einem Selbstzweck werden. In vielen Unternehmen nimmt die Zahl der Besprechungen stetig zu. Es scheint, als sei das Abhalten von Meetings eine Art Standardlösung für jegliche Art von Abstimmung oder Informationsaustausch. Doch wann ist ein Meeting wirklich nötig? Häufig fehlt es an klaren Zielen, einer gut durchdachten Agenda oder den richtigen Teilnehmerinnen und Teilnehmern. Das Ergebnis? Wir verbringen immer mehr Zeit in Besprechungen, ohne dabei spürbare Fortschritte zu erzielen.

Dabei geht es bei der Arbeit um mehr als nur Kommunikation – es geht um Umsetzung. Der eigentliche Zweck eines Meetings sollte immer sein, einen klaren Fortschritt zu erreichen, sei es durch das Treffen von Entscheidungen, das Lösen von Problemen oder das Entwickeln neuer Ideen. Doch allzu oft gerät dieser Fokus aus dem Blickfeld, und wir finden uns in einer Art Besprechungsroutine wieder, bei der das Meeting selbst zum Selbstzweck wird.


Warum ist Meetingitis so problematisch?

Das eigentliche Problem bei der Meetingitis ist nicht nur die Anzahl der Meetings, sondern auch die Art und Weise, wie diese durchgeführt werden. Ineffiziente Meetings haben weitreichende negative Auswirkungen auf unser tägliches Arbeiten und auf das Unternehmen als Ganzes. Betrachten wir diese Auswirkungen im Detail:

  1. Zeitverlust und Produktivitätseinbußen: Meetings, die schlecht organisiert sind oder in denen keine Entscheidungen getroffen werden, kosten wertvolle Arbeitszeit. Diese Zeit fehlt uns dann für die Erledigung unserer eigentlichen Aufgaben. Anstatt Projekte voranzutreiben, arbeiten wir uns von Besprechung zu Besprechung, ohne dabei wirkliche Fortschritte zu erzielen.
  2. Motivationsverlust: Wenn wir das Gefühl haben, dass unsere Zeit in Meetings nicht sinnvoll genutzt wird, sinkt unsere Motivation. Ein Meeting, das keine konkreten Ergebnisse liefert, hinterlässt oft Frust und das Gefühl, nicht produktiv gewesen zu sein.
  3. Verzögerungen in Projekten: Wichtige Entscheidungen werden vertagt, weil in Meetings keine klare Linie gefunden wird oder die notwendigen Personen nicht anwesend sind. Dies führt zu Verzögerungen in der Projektabwicklung und bremst den Fortschritt.
  4. Erhöhte Arbeitsbelastung: Mehr Meetings bedeuten weniger Zeit für unsere Kernaufgaben. Dies führt dazu, dass viele von uns am Ende des Tages Überstunden machen müssen, um ihre eigentlichen Aufgaben zu erledigen. Diese Überlastung kann auf lange Sicht zu Stress und sogar zu Burnout führen.
  5. Frustration durch mangelnde Ergebnisse: Wenn Meetings nicht das gewünschte Ergebnis liefern, entsteht bei den Teilnehmenden oft Frust. Das Gefühl, dass unsere Zeit nicht sinnvoll genutzt wurde, beeinträchtigt unsere Zufriedenheit und letztlich auch die Arbeitsqualität.


Was sind die Ursachen für Meetingitis?

Es gibt viele Gründe, warum Meetings aus dem Ruder laufen können. Hier sind einige der häufigsten Ursachen:

  • Unklare Ziele: Ohne ein klares Ziel vor Augen wird ein Meeting schnell unstrukturiert und ziellos. Ein Meeting sollte immer mit einer klaren Absicht einberufen werden: Wollen wir eine Entscheidung treffen? Sollen Informationen ausgetauscht werden? Oder geht es um die Entwicklung neuer Ideen?

  • Fehlende Agenda: Eine gut strukturierte Agenda ist das Rückgrat eines jeden Meetings. Sie hilft, den Fokus zu behalten und sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte angesprochen werden. Fehlt die Agenda oder wird sie nicht beachtet, tendiert das Meeting dazu, sich in Nebensächlichkeiten zu verlieren.

  • Zu viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer: Ein Meeting sollte nur diejenigen einladen, deren Input wirklich benötigt wird. Oft werden jedoch unnötig viele Personen eingeladen, was zu längeren Diskussionen und weniger Fokus führt.

  • Schlechtes Zeitmanagement: Meetings, die länger dauern als geplant, wirken sich negativ auf die Produktivität aus. Wenn Besprechungen nicht pünktlich beginnen oder enden, können sich Verzögerungen durch den gesamten Tag ziehen.

  • Mangelnde Nachbereitung: Viele Meetings enden ohne klare Beschlüsse oder ohne Dokumentation der nächsten Schritte. Ohne eine klare Nachbereitung bleibt unklar, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und wann diese erledigt werden müssen.


Schritte zur Bekämpfung der Meetingitis

Glücklicherweise gibt es zahlreiche Ansätze, um dem Phänomen der Meetingitis entgegenzuwirken. Hier sind einige Maßnahmen, die wir gemeinsam umsetzen können, um unsere Meetings effizienter zu gestalten:

  1. Klare Ziele setzen: Vor jedem Meeting sollte genau überlegt werden, welches konkrete Ziel erreicht werden soll. Warum treffen wir uns? Was wollen wir am Ende des Meetings entschieden oder geklärt haben? Nur wenn das Ziel klar ist, kann das Meeting sinnvoll strukturiert werden.
  2. Strukturierte Agenda vorbereiten: Eine gut durchdachte Agenda hilft, den Fokus zu behalten. Sie sorgt dafür, dass alle wichtigen Punkte angesprochen werden und dass keine Zeit für unnötige Diskussionen verloren geht. Jede Agenda sollte eine zeitliche Vorgabe für jeden Punkt enthalten, um sicherzustellen, dass das Meeting im Zeitrahmen bleibt.
  3. Bewusste Auswahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer: Nicht jede Person muss an jedem Meeting teilnehmen. Überlegt vor der Einladung, wer wirklich notwendig ist. Weniger Teilnehmende bedeuten oft kürzere Meetings und effizientere Diskussionen.
  4. Effektives Zeitmanagement: Ein Meeting sollte immer pünktlich beginnen und enden. Verspätungen und überzogene Zeiten stören den Arbeitsrhythmus und ziehen unnötige Verzögerungen nach sich. Plant ausreichend Zeit für Diskussionen ein, aber achtet darauf, dass das Meeting nicht länger dauert als nötig.
  5. Ergebnisse festhalten und Aufgaben klar zuweisen: Dokumentiert nach jedem Meeting die getroffenen Beschlüsse und die nächsten Schritte. Wer ist wofür verantwortlich? Bis wann müssen bestimmte Aufgaben erledigt werden? Diese Punkte sollten schriftlich festgehalten und allen Teilnehmenden zugänglich gemacht werden, um Missverständnisse zu vermeiden.


Praktische Tipps für den Arbeitsalltag

Neben diesen grundlegenden Ansätzen gibt es auch einige praktische Tipps, die uns im Alltag helfen können, die Meeting-Kultur zu verbessern:

  • Steh-Meetings: Stehende Besprechungen sind oft kürzer und effizienter. Sie verhindern, dass sich Diskussionen in die Länge ziehen, und sorgen dafür, dass alle Beteiligten fokussiert bleiben.

  • No-Meeting-Tage: Einige Unternehmen haben erfolgreich sogenannte „No-Meeting-Tage“ eingeführt, an denen keine Besprechungen stattfinden. Diese Tage dienen dazu, sich ungestört auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren zu können.

  • Technische Tools nutzen: In vielen Fällen lässt sich der Informationsaustausch effizienter über E-Mails oder spezielle Kollaborations-Tools wie Slack oder Microsoft Teams abwickeln. Bevor ein Meeting einberufen wird, sollte geprüft werden, ob die Kommunikation auch auf anderen Wegen erfolgen kann.


Fazit

Meetingitis muss kein Dauerzustand sein. Mit kleinen, aber effektiven Veränderungen und einer gemeinsamen Anstrengung können wir unsere Besprechungen sinnvoller gestalten und so mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen. Lasst uns gemeinsam daran arbeiten, die Meeting-Flut zu stoppen und wieder Raum für kreative und produktive Arbeit zu schaffen.

Für Sie empfohlen

Transformation durch Sprache: Wie die Kommunikation in Meetings den Wandel beeinflusst

Sprache als Hebel für Veränderung Transformation in Unternehmen bedeutet nicht nur eine Änderung von Strukturen oder Prozessen, sondern auch eine

Die Rolle von Teams in der Transformation: Warum Veränderung bei der kleinsten Einheit beginnt

Haben Sie sich schon mal gefragt, wie große Veränderungen in einem Unternehmen wirklich entstehen? Klar, Strategien und Visionen von oben

Mindset-Wandel in Unternehmen: Die 6 Schlüssel zur erfolgreichen Transformation

Warum der Mindset-Wandel entscheidend ist In einer Zeit rascher Veränderungen und zunehmender Komplexität steht die Geschäftswelt vor neuen Herausforderungen. Traditionelle