Vielleicht haben Sie bereits unseren früheren Artikel über „Meetingites“ gelesen, in dem wir uns mit dem Phänomen auseinander gesetzt haben, dass eine zu hohe Anzahl von Treffen nicht nur Zeit, sondern häufig auch Energie verschlingt. „Meetingites“ bezeichnet jene scheinbar endlose Abfolge von Besprechungen, die oft ergebnislos enden und für mehr Frust als Fortschritt sorgen.
Doch genau hier setzt unser heutiger Beitrag an: Um nicht in die „Meetingites-Falle“ zu tappen, braucht es frische Impulse. Denn nicht jede Diskussionsrunde ist überflüssig – manchmal fehlt schlicht das richtige Werkzeug, um ein Treffen dynamisch, zielorientiert und wertschätzend zu gestalten. Der folgende „Methodenschatz“ hilft Ihnen, Ihre Meetings abwechslungsreicher zu machen, die Beteiligung aller zu erhöhen und zu verhindern, dass ein Treffen zu einer reinen Pflichtveranstaltung verkommt.
Viele Teams erleben es immer wieder:
- Die Debatten ziehen sich in die Länge, ohne klare Ergebnisse.
- Einzelne Personen dominieren die Gespräche, während andere kaum zu Wort kommen.
- Zwischen Hektik und Langeweile wird die eigentliche Kreativität ausgebremst.
Mit den richtigen Methoden schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie bringen das Ganze auf Kurs, sorgen für motivierte Teilnehmende und steigern das Gemeinschaftsgefühl. Schließlich bedeutet ein gelungenes Meeting nicht nur das Abhaken von To-dos, sondern auch Inspiration, Zusammenhalt und ein respektvoller Umgang miteinander.
Damit Sie nicht in endlosen Besprechungen versinken (Stichwort „Meetingites“), stellen wir Ihnen nun einige erprobte Formate vor, mit denen Sie Ihre Sitzungen strukturieren können. Ganz gleich, ob Sie fünf oder fünfundzwanzig Personen an Bord haben: Diese Methoden lassen sich flexibel anpassen und fördern einen breiten Konsens sowie lebendige Diskussionen. Viel Freude beim Ausprobieren!
1. Murmelrunden: Sich gegenseitig „warm sprechen“
Was ist das?
Die Gruppe teilt sich kurz in Kleingruppen von 2–4 Personen auf, um eine Leitfrage zu diskutieren. Das nennen wir „murmeln“, weil mehrere Gespräche gleichzeitig in einer eher informellen, lockeren Atmosphäre stattfinden.
Wann einsetzen?
- Zu Beginn einer ausgedehnten Debatte oder mitten im Thema, wenn Sie merken, dass nur wenige zu Wort kommen.
- Wenn Sie neue Impulse oder kontroverse Positionen anregen möchten.
Ablauf-Beispiel:
1. Die Moderator:in stellt eine Frage wie: „Welche Vor- und Nachteile sehen Sie bei unserem neuen Projektvorschlag?“
2. Jede Kleingruppe hat etwa 5 Minuten Zeit, zu diskutieren.
3. Danach kommen Sie wieder im großen Kreis zusammen, um die Ergebnisse zu sammeln.
Vorteil:
- Niedrige Hemmschwelle, da man sich in kleinerer Runde sicherer fühlt.
- Sie erhalten innerhalb kurzer Zeit ein breites Meinungsbild, ohne dass es zu langen Einzelreden kommt.
2. „Talking by Walking“: Gehen bringt Gedanken in Fluss
Was ist das?
Sie gehen in 2er- oder 3er-Gruppen für 10–20 Minuten spazieren und besprechen dabei Ihr Thema. Diese Methode eignet sich besonders, wenn Sie draußen frische Luft schnappen können.
Wann einsetzen?
- Wenn das Meeting lang andauert und Sie einen lockeren, aber fokussierten Austausch wünschen.
- Bei emotionalen oder komplexen Themen, die am Tisch oft nur stockend besprochen werden.
Ablauf-Beispiel:
1. Teilen Sie die Anwesenden in kleine Gruppen ein.
2. Geben Sie eine konkrete Fragestellung vor (z. B. „Was motiviert mich an unserem Vorhaben?“).
3. Nach der Rückkehr tauschen Sie sich kurz gemeinsam über die wichtigsten Erkenntnisse aus.
Vorteil:
- Bewegung an der frischen Luft kurbelt die Kreativität an.
- Gespräche im Gehen nehmen viel von der Anspannung, die in einem Raum voller Zuhörender entstehen kann.
3. Breakout-Gruppen (offline und online)
Was ist das?
Ein klassisches Setting: Aus einer größeren Runde werden mehrere Kleingruppen gebildet, die gleichzeitig unterschiedliche Unterthemen bearbeiten. Anschließend erfolgt die Zusammenführung im Plenum.
Wann einsetzen?
- Wenn Ihr Hauptthema verschiedene Aspekte hat, die nicht alle gemeinsam diskutiert werden können.
- Für Online-Meetings: Wenn Sie über Videokonferenz zu lange in der Großgruppe stecken.
Ablauf-Beispiel:
1. Definieren Sie 2–4 Themenfelder oder Fragen.
2. Verteilen Sie die Teilnehmenden per Zufall oder nach Interesse in Breakout-Räume bzw. in verschiedene Ecken des Raumes.
3. Geben Sie den Gruppen 15–30 Minuten Zeit für die Diskussion.
4. Anschließend stellt jede Kleingruppe dem Plenum ihre Ergebnisse vor.
Vorteil:
- Zeitsparend, weil paralleles Arbeiten stattfindet.
- Selbst bei komplexen Themen gelingt es, mehrere Perspektiven einzuholen, ohne stundenlang alle im großen Kreis sprechen zu lassen.
4. Blitzlichter: Schnell und prägnant
Was ist das?
Ein Format, das maximale Kürze verlangt. Jede Person äußert sich innerhalb eines kurzen, vorher festgelegten Zeitfensters (z. B. 30 Sekunden).
Wann einsetzen?
- Als Einstiegsrunde („Welche Erwartungen habe ich heute?“).
- Zur schnellen Meinungsabfrage nach einer kontroversen Diskussion.
Ablauf-Beispiel:
1. Moderator:in gibt die Leitfrage vor: „Wie schätze ich den bisherigen Projektfortschritt ein?“
2. Gehen Sie reihum, ohne Unterbrechungen.
3. Danach können Sie gezielt nachhaken, wenn etwas Unklares auftaucht.
Vorteil:
- Sie erhalten zügig eine Übersicht, was alle denken oder fühlen.
- Die Methode sorgt dafür, dass jede Person – auch die stilleren – zu Wort kommt.
5. Visualisieren und kollaborativ schreiben
Was ist das?
Ob Flipchart, digitale Whiteboards oder Post-its – gemeinsames Visualisieren hilft, den Überblick zu bewahren.
Wann einsetzen?
- Zu Beginn eines Meetings, um alle Ideen zu sammeln.
- Während oder nach einer Debatte, um zentrale Punkte festzuhalten.
Ablauf-Beispiel:
1. Stellen Sie ein digitales Tool vor (z. B. ein Online-Whiteboard) oder verteilen Sie Post-its im Raum.
2. Jede Person notiert stichpunktartig ihre Aspekte.
3. Gemeinsam sortieren Sie anschließend und analysieren, was auffällt.
Vorteil:
- Gerade größere Gruppen behalten so den Überblick.
- Auch asynchrones Weiterarbeiten ist möglich (z. B. nach dem Meeting).
Die Rolle der Moderation
Alle genannten Methoden helfen nur dann, wenn jemand die Moderation übernimmt. Die Moderator:in ist dafür zuständig,
- den Zeitplan im Auge zu behalten,
- an die Leitfragen zu erinnern und
- sicherzustellen, dass jede:r in angemessenem Maß zu Wort kommt.
Gerade bei stark kontroversen Themen ist eine neutrale Haltung hilfreich, damit alle sich sicher fühlen und niemand das Gefühl hat, seine Argumente gingen „unter“.
Fazit: Meetings als Chance nutzen
Wenn Sie Ihre Sitzungen strategisch vorbereiten und auf einen passenden Methodenmix achten, entkommen Sie dem „Meetingites“-Teufelskreis. Statt Zeit zu verbrauchen, gewinnen Sie durch klarere Ergebnisse, höhere Teilhabe und mehr Motivation im Team. Oft braucht es nur kleine Änderungen, um große Wirkung zu erzielen:
- Testen Sie Murmelrunden, damit jede Stimme gehört wird.
- Probieren Sie „Talking by Walking“, wenn Ihnen die Köpfe rauchen.
- Setzen Sie Breakout-Gruppen ein, sobald Sie unterschiedliche Unterthemen gleichzeitig diskutieren möchten.
Sie werden schnell merken: Mit einem gut gefüllten Methodenschatz gestalten Sie Ihre Meetings nicht nur zielführender, sondern auch menschlicher und spannender.
Haben Sie schon eine dieser Methoden ausprobiert?
Falls Sie den Blogbeitrag über „Meetingites“ noch nicht kennen, lohnt sich ein Blick: Dort erfahren Sie, wie Sie die Anzahl der Treffen sinnvoll managen und unnötige Besprechungen vermeiden.
Viel Erfolg beim Moderieren und lebendigen Zusammenarbeiten!