Onboarding: Herzlich willkommen!
Der Begriff „Onboarding“ bedeutet auf Deutsch „Eingliederung“ oder auch „Einführung“ und wird im Personalmanagement verwendet. Es gibt zahlreiche Definitionen, die auf ähnliche Weise einen Prozess beschreiben, der neue Mitarbeitende bei ihrem Einstieg ins Unternehmen begleiten soll. Alle Maßnahmen sollen den Neustart erleichtern und münden in der Integration des „Neuen“ im Team.
Nach der Unterzeichnung des neuen Arbeits- oder Ausbildungsvertrags beginnt noch vor dem Einstieg das sogenannte „Preboarding“, was durchaus mehrere Wochen dauern kann. In dieser Phase kann der neue Arbeitgeber ein positives Verhältnis zu den Mitarbeiter:innen zeigen. Hier wird deutlich: Kümmert er sich um die Menschen oder lässt er die Zeit bis zum ersten Arbeitstag einfach verstreichen? Laut einer Haufe Onboarding-Umfrage von 2020 treten 30 Prozent der neuen Arbeitnehmer ihren ersten Arbeitstag gar nicht erst an.
Wenn der neue Kollege vor seinem ersten Tag noch keine soziale Bindung zu dem Betrieb aufbauen konnte, fällt es ihm leicht, ein attraktiveres Angebot anzunehmen. Daher empfehle ich den frühen Aufbau sozialer Bindungen seitens des Betriebes.
Onboarding: Eine Soziale Bindung zu Azubis aufbauen
Suchen und benennen Sie einen „Buddy“ als Ansprechpartner in der Vor- und Startphase für den Neuen. Der „Buddy“ sollte über gute Sozialkompetenzen und Eigenmotivation verfügen. Begleiter sollten trotz Wissensvorsprung zurückhaltend auftreten und erst dann mit Rat zur Seite stehen, wenn sie gezielt darum gebeten werden.
Mein Tipp: Erteilen Sie nur dann Ratschläge, wenn Sie direkt darum gebeten werden! Das gilt für jedes Gespräch.
Bieten Sie dem neuen Kollegen oder der neuen Kollegin bereits vor dem ersten Arbeitstag die wichtigsten Rahmendaten und Dokumente an, z. B. Organigramm, Portfolio, Historie, Präventionsangebote sowie Fortbildungsmöglichkeiten. Achten Sie darauf, dass die Dokumente aktuell und in verständlicher Sprache verfasst sind. Kryptische Abkürzungen wirken ausgrenzend und erschließen sich manchmal erst nach Jahren.
Transparenz macht einen positiven Eindruck, bindet früh und stärkt die Eigenmotivation bei den neuen Kolleg:innen. Sie freuen sich jeden Tag mehr auf den neuen Arbeitsplatz und bekommen bereits vor dem ersten Arbeitstag das Gefühl der richtigen Entscheidung. Wenn vor dem Start Events im Betrieb stattfinden, z. B. Betriebsfeiern, können Sie die Neuen bereits dazu einladen. Auch wenn es nicht angenommen wird, ist es dennoch ein positives Zeichen: „Du gehörst zu uns und wir freuen uns auf dich!“
Informieren Sie die Mitarbeiter:innen im Betrieb vorab mündlich oder schriftlich über den Namen des neuen Kollegen und die korrekte Aussprache – insbesondere bei Namen, die seltener sind. Der neue Mitarbeitende wird sich freuen, wenn er gleich am ersten Tag mit seinem richtigen Namen angesprochen wird. Das ist gelebte Willkommenskultur und Wertschätzung!
Einige Personalrecruiter nutzen für die Einstiegsphase eigene oder allgemeine Konzepte und Checklisten. Es gibt auch softwaregestützte Tools. Die Personalabteilungen wissen um die Bedeutung der Mitarbeitergewinnung in Zeiten des Fachkräftemangels. Mit gezieltem Onboarding kann Fluktuation verringert und somit Kosten gespart werden. Das wissen auch die Personalbeschaffer und besuchen dafür spezielle Seminare.
Preboarding-Checkliste
(exemplarisch, kein Anspruch auf Vollständigkeit und ohne Prioritäten)
- Buddy suchen und benennen
- Dokumente aktualisieren und in verständlicher Sprache erstellen
- Organigramme, Portfolio, Präventionsangebote, Fortbildungsprogramme zusammenstellen
- Ordner personalisieren und bereits vor dem ersten Arbeitstag anbieten
- Termine der Einarbeitungsphase vorplanen
- Mögliche Zeitmodelle in der Einarbeitungsphase
- Vor dem ersten Arbeitstag Zugangsberechtigungen regeln, auch für „Preboarding“
- Sonderbekleidung in der richtigen Größe beschaffen
- Büro mit Namensschild vorbereiten
- PC und Telefon einrichten
Onboarding-Checkliste
(exemplarisch, kein Anspruch auf Vollständigkeit und ohne Prioritäten)
- Ansprechpartner aufzeigen, persönlich vorstellen in Begleitung des Buddy
- Termin beim Vorgesetzten
- Gebäude bzw. Gelände zeigen
- Urlaubsregelung nach der Probezeit
- Auf gewachsene Netzwerke hinweisen
- Firmeninterne Abkürzungen klären
- Zeitplan für die Einarbeitungsphase in Zusammenarbeit mit dem Neuen fertigstellen
- Unterweisungen vorbereiten und terminieren
- Wichtige Regeln und Betriebsvereinbarungen verfügbar machen
- Freitagsgespräche für das Wochenresümee vereinbaren (mit Vorgesetzten)
Onboarding: einfache Maßnahmen
In meinen Augen wirkt sich ein zielgruppenspezifisches Onboarding bei Auszubildenden ebenfalls vorteilhaft aus. Derzeit wird mehr als jeder vierte Ausbildungsvertrag vorzeitig beendet, dies zeigt der Berufsbildungsbericht 2021. Häufig erfolgt die Auflösung des Vertrags von Seiten der Azubis und oft gleich zu Beginn der Ausbildung. Hier spielen mehrere, auch persönliche Faktoren eine Rolle. Dennoch ist eine engagierte Begleitung gerade in der Einstiegsphase ein deutliches und positives Zeichen. Die jungen Azubis befinden sich in der spannenden Übergangsphase vom Jugendlichen zum Erwachsenen. Gestern waren sie noch „Schulkinder“ und heute verdienen sie ihr erstes eigenes Geld. In dieser Phase treten viele Unsicherheiten auf und die Jugendlichen benötigen konstruktives Feedback. Das baut Sicherheit auf und verbindet die jungen Menschen mit den erwachsenen Kolleg:innen und dem Betrieb.
Konkret kann der Betrieb u. a. bei folgenden Themen unterstützen:
- Wie ist die Verkehrsanbindung zum Betrieb und zur Berufsschule?
- Ist die Beschaffung der Lehrmittel finanziell gut möglich (teilweise müssen diese privat getragen werden)?
- Ist die Wohnsituation angemessen?
- Gesunde Lebensgestaltung und Ernährung
- Betriebsklima, Umgang mit Stress und Konflikten