Als erfolgreiche Führungskraft kennen Sie die wesentlichen Bausteine effizienter Führung: Sie haben die Unternehmensziele im Blick, wissen um Ihre Verantwortung für Ihr Team, berücksichtigen die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden und setzen moderne Methoden und Kommunikationstechnologien zielgerichtet ein.
Aber wie konsequent ist Ihr Selbstmanagement – die Basis, um andere zu führen? Nur wer sich selbst bewusst managt, kann in einer komplexen Arbeitswelt für Orientierung sorgen, klare Ziele formulieren und das Team durch transparente Kommunikation zum Erfolg führen.
Effektiv und effizient führen bedeutet: Die richtigen Dinge richtig tun!
Um dies zu gewährleisten, sollten Sie die entscheidenden Fähigkeiten für ein gutes Selbstmanagement beherrschen:
1. Ihre wichtigste(n) Führungsaufgabe(n) identifizieren und konsequent verfolgen
2. Ein effektives Zeitmanagement etablieren
Identifizieren und verfolgen Sie Ihre wichtigste Führungsaufgabe
Schritt 1: Definieren Sie Ihre wichtigste Aufgabe
Fragen Sie sich regelmäßig – am besten täglich: Was ist meine aktuell wichtigste Aufgabe? Was ist jetzt zu tun? Besonders für neue Führungskräfte gilt: Nicht sofort impulsive Maßnahmen ergreifen, sondern zunächst reflektieren und bewusst priorisieren.
Schritt 2: Setzen Sie Prioritäten
Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe, anstatt mehrere gleichzeitig zu beginnen. Ein Beispiel: Ein neu eingesetzter Abteilungsleiter widmet sich erst einmal nur dem Kennenlernen seiner Mitarbeitenden und ihrer Kompetenzen. Wenn diese Aufgabe erfüllt ist, stellt er sich wieder die Frage: „Was ist jetzt am wichtigsten?“ – und passt die Prioritäten an.
Schritt 3: Delegieren Sie Tätigkeiten und sagen Sie „Nein!“
Übernehmen Sie nur Aufgaben, die Sie persönlich erledigen müssen. Alles andere geben Sie an qualifizierte Mitarbeitende ab. Sagen Sie „Nein!“, wenn neue Aufgaben Ihre Ziele verwässern. Mit jedem Neuzugang an Aufgaben prüfen Sie, wovon Sie sich trennen oder was Sie sinnvoll delegieren können.
Schritt 4: Erstellen Sie einen schriftlichen Aktionsplan
Definieren Sie konkrete Maßnahmen schriftlich und passen Sie diese bei Bedarf flexibel an. Ein Aktionsplan ist Ihr Orientierungspunkt für jede weitere Detailentscheidung und dient zugleich als Kompass für Ihre Zeitplanung. Nur wenn Ihr Zeitmanagement auf Ihrem Aktionsplan basiert, kann es wirklich effektiv sein.
Das Eisenhower-Prinzip: Priorisierung als Führungsaufgabe
Im Tagesgeschäft sammeln Sie Ihre Aufgaben und kategorisieren diese zügig nach
- Dringend (muss heute erledigt werden) und
- Wichtig (Chefsache).
Unwichtige Tätigkeiten werden delegiert oder ganz verworfen. Was nicht dringend ist, wird terminiert oder ebenfalls verworfen.
Beispiel:
Sie halten nächste Woche einen Vortrag vor der Geschäftsleitung. Der Termin rückt näher (dringend), und das Thema ist essenziell (wichtig). Also hat diese Aufgabe oberste Priorität in Ihrer To-do-Liste. Sie planen genügend Zeit – inklusive „Puffer“ für Unvorhergesehenes – für die Vorbereitung ein.
Ein anderes Beispiel: Die Erstellung eines Einarbeitungsplans für eine neue Mitarbeiterin, die erst in drei Monaten anfängt. Diese Aufgabe ist zwar wichtig, aber (noch) nicht dringend. Terminieren Sie sie daher frühzeitig und behalten Sie ebenfalls einen Zeitpuffer im Blick.
Kommt zwischenzeitlich eine weitere Aufgabe auf Ihren Tisch, die zwar dringlich, aber weniger wichtig ist, dann versuchen Sie sie zu delegieren – insbesondere, wenn es kompetente Mitarbeitende gibt, die diese Aufgabe ebenso gut (oder besser) erledigen können.
E-Mails effektiv managen
Wenden Sie das Eisenhower-Prinzip auch beim E-Mail-Postfach an. Legen Sie ein bis maximal zwei feste Zeiten am Tag fest (z. B. je 15 Minuten), um E-Mails zu sichten.
- Dringende und wichtige Mails bearbeiten Sie sofort.
- Weniger dringende Mails terminieren oder delegieren Sie.
- Unwichtige E-Mails löschen Sie direkt.
Widerstehen Sie dem Drang, ständig in Ihre E-Mails zu schauen. So können Sie sich konzentriert Ihren A-Aufgaben widmen und vermeiden „Aufschieberitis“ (Prokrastination).
Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement
Zeit ist eine wertvolle Ressource. Eine effektive Führungskraft identifiziert „Zeit“ als entscheidenden Engpass und plant sie bewusst.
Schritt 1: Analysieren Sie Ihr Zeitverhalten
Erstellen Sie ein detailliertes Zeitprotokoll, um Ihren realen Umgang mit Zeit zu erfassen – am besten über zwei bis drei Wochen und das mehrmals im Jahr. Nur so erkennen Sie verlässliche Muster und können Ihre Zeiteinteilung wirklich beurteilen.
Beispiel: Ein Vertriebsleiter glaubte, mehr als 50 % seiner Zeit für seine Mitarbeitenden aufzubringen. Eine Zeitprotokollierung über 14 Tage zeigte jedoch, dass es nur etwa 5 % waren. Durch diese Erkenntnis konnte er sein Zeitmanagement neu priorisieren und einen größeren Block für seine wichtigste Führungsaufgabe einplanen.
Schritt 2: Identifizieren und beseitigen Sie Ihre „Zeitdiebe“
Nutzen Sie Ihre Zeitprotokolle, um unproduktive Routinen zu entlarven.
- Was muss gar nicht erledigt werden? Welche Tätigkeiten haben keine Auswirkungen?
- Was könnten andere mindestens genauso gut tun? Behalten Sie nur Aufgaben, für die Sie wirklich unverzichtbar sind. Das Delegieren steigert zudem oft die Motivation und Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden.
- Wessen Zeit wird durch Ihren Führungsstil zusätzlich beansprucht? Fehlendes Selbstmanagement behindert nicht nur Ihren eigenen Fortschritt, sondern auch den Ihrer Mitarbeitenden.
Schritt 3: Richten Sie sich produktive Zeitblöcke ein
Reservieren Sie sich täglich mindestens 90 Minuten am Stück, in denen Sie ungestört an Ihrer wichtigsten Aufgabe oder einem wichtigen Projekt arbeiten können. Wählen Sie die Tageszeit, in der Sie besonders konzentriert und energiegeladen sind.
Tipp: Idealerweise legen Sie diesen „goldenen Zeitblock“ an den frühen Morgen, noch bevor Sie E-Mails und andere eingehende Aufgaben prüfen. Dann haben Sie die ungestörteste Phase des Tages, um Ihre A-Aufgaben voranzutreiben.
Führungsaufgaben leicht gemacht: Die Pomodoro-Technik
Bereiten Sie zunächst alle Aufgaben in einer To-do-Liste vor und priorisieren Sie sie (z. B. nach dem Eisenhower-Prinzip). Dann geht es an die Bearbeitung in „Pomodoro-Zyklen“:
1. Aufgabe auswählen und klar formulieren
2. Wecker auf 25 Minuten stellen
3. Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt
4. Erledigte Aufgabe abhaken
5. Kurze Pause (max. 5 Minuten)
Wiederholen Sie diese Schritte viermal (4 × 25 Minuten, dazwischen jeweils eine 5-minütige Pause). Nach dem vierten Durchgang gönnen Sie sich eine längere Pause von etwa 20 Minuten. So dauert ein kompletter Pomodoro-Zyklus rund zweieinhalb Stunden.
Fazit: Investieren Sie Zeit in Ihr Selbstmanagement
Je besser Sie sich selbst managen, desto entspannter werden Sie an Ihren wirklich wichtigen Führungsaufgaben arbeiten – und desto eher erzielen Sie die gewünschten Resultate. Ob durch klug gesetzte Prioritäten, durchdachte Zeitblöcke oder die Pomodoro-Technik: Wenn Sie Ihr Selbstmanagement ständig weiterentwickeln, legen Sie gleichzeitig den Grundstein für erfolgreiche Team- und Unternehmensführung.
