Meetings sind ein integraler Bestandteil des Geschäftslebens. Sie dienen der Kommunikation, der Entscheidungsfindung und der Koordination von Projekten. Doch wie oft sitzen wir in Meetings und fragen uns, ob diese Zeit nicht besser hätte genutzt werden können? Noch gravierender wird es, wenn Führungskräfte die Schuld für ineffektive Meetings auf andere schieben, anstatt ihre eigene Verantwortung wahrzunehmen.
Die Kosten ineffizienter Meetings
“Weißt du eigentlich, wie teuer dieses Meeting mit uns Führungskräften ist?” Diese Frage stellt nicht nur die finanzielle Belastung durch ineffiziente Meetings in den Vordergrund, sondern auch die verschwendete Zeit und Energie aller Beteiligten. Wenn hochqualifizierte Personen in Meetings sitzen, die wenig bis keinen Mehrwert bieten, ist das nicht nur ein finanzieller Verlust für das Unternehmen, sondern auch ein Motivationskiller für die Beschäftigten.
Verantwortung übernehmen statt Schuldzuweisungen
“Wer ist denn für die Qualität und die richtigen Inhalte in einem Meeting verantwortlich?” Die Antwort liegt auf der Hand: Die Anwesenden selbst, besonders wenn es sich um Führungskräfte handelt. Es ist zu einfach, die Schuld auf eine Moderatorin oder einen Moderator zu schieben, die oder der vielleicht gegen den eigenen Willen diese Rolle übernommen hat. Stattdessen sollten Führungskräfte proaktiv dafür sorgen, dass Meetings effizient und zielgerichtet ablaufen.
Die Rolle der Führungskräfte in Meetings
Führungskräfte haben eine besondere Verantwortung in Meetings. Sie sollten nicht nur passive Teilnehmende sein, sondern aktiv zur Qualität und zum Erfolg des Meetings beitragen. Dazu gehören:
- Vorbereitung: Klare Agenda-Punkte festlegen und diese im Vorfeld kommunizieren.
- Aktive Teilnahme: Sich engagiert einbringen und Diskussionen konstruktiv vorantreiben.
- Ergebnisorientierung: Sicherstellen, dass am Ende klare Ergebnisse und nächste Schritte definiert sind.
Das Problem des “Bashings”
“Und stattdessen Bashing zu machen in Richtung der Mitarbeitenden, die man da als Moderator*in zwangsverpflichtet hat, das ist echt mieses Geschäft.” Wenn Führungskräfte beginnen, die Schuld für ineffiziente Meetings auf andere abzuwälzen, untergräbt das nicht nur das Vertrauen innerhalb des Teams, sondern zeigt auch einen Mangel an Führungsqualitäten. Bashing oder das öffentliche Kritisieren von Kolleginnen und Kollegen ist unprofessionell und schädlich für die Teamdynamik.
Proaktives Handeln statt Reaktion
Anstatt zu fragen, ob jemand “den Schuss nicht gehört hat” oder “im falschen Film sitzt”, sollten Führungskräfte reflektieren, wie sie selbst zur Verbesserung beitragen können. Wenn ein Meeting nicht den gewünschten Verlauf nimmt, ist es an den Anwesenden, dies zu korrigieren. Das bedeutet, konstruktives Feedback zu geben, die Diskussion zurück zum Thema zu lenken oder sogar vorzuschlagen, das Meeting zu vertagen, wenn die Voraussetzungen nicht stimmen.
Die Bedeutung einer positiven Meeting-Kultur
Eine gesunde Meeting-Kultur fördert die Produktivität und Zufriedenheit aller Beteiligten. Dazu gehören:
- Respektvoller Umgang: Jede Person sollte die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern, ohne Angst vor Kritik oder Abwertung.
- Klare Rollenverteilung: Wenn eine Moderatorin oder ein Moderator bestimmt wird, sollte diese Person auch die notwendige Unterstützung und Autorität erhalten.
- Zeitmanagement: Meetings sollten pünktlich beginnen und enden, mit Fokus auf die wichtigsten Themen.
Die Verantwortung nicht delegieren
“Aber dann den Buhmann oder den Schwarzen Peter zur Moderator*in zu schieben, das ist echt mies.” Die Delegation von Verantwortung, insbesondere wenn es um negative Ergebnisse geht, ist ein Zeichen schlechter Führung. Stattdessen sollten Führungskräfte die Verantwortung für die Qualität der Meetings übernehmen und gemeinsam mit dem Team an Verbesserungen arbeiten.
Fazit: Führung beginnt bei einem selbst
Effektive Meetings sind kein Zufall, sondern das Ergebnis bewusster Anstrengungen aller Beteiligten, insbesondere der Führungskräfte. Indem sie Verantwortung übernehmen, proaktiv handeln und eine positive Meeting-Kultur fördern, können Führungskräfte sicherstellen, dass Meetings produktiv sind und einen echten Mehrwert bieten. Schuldzuweisungen und negatives Verhalten haben in einem professionellen Umfeld keinen Platz und schaden letztlich dem gesamten Team und dem Unternehmen.
Handlungsempfehlungen für Führungskräfte und Beschäftigte:
Selbstreflexion: Überprüfen Sie Ihr eigenes Verhalten in Meetings und identifizieren Sie Verbesserungspotenziale.
Klare Kommunikation: Setzen Sie klare Ziele und Erwartungen für jedes Meeting.
Unterstützung bieten: Helfen Sie Kolleginnen und Kollegen, ihre Rollen effektiv zu erfüllen, anstatt sie zu kritisieren.
Feedback-Kultur fördern: Ermutigen Sie zu offenem und konstruktivem Feedback, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.
Verantwortung übernehmen: Stehen Sie zu Ihren Entscheidungen und Ergebnissen, sowohl positiven als auch negativen.
Durch diese Maßnahmen können sowohl Führungskräfte als auch Beschäftigte die Effektivität von Meetings steigern und das Vertrauen sowie die Zusammenarbeit im Team stärken. Letztendlich profitieren davon alle: die Mitarbeitenden, die Führungsebene und das gesamte Unternehmen.