Kennen Sie das? Am Ende eines langen Arbeitstags stellen Sie fest, dass Sie ununterbrochen gearbeitet haben, aber dennoch kaum etwas fertig geworden ist? Ihre Kalender sind vollgepackt mit Meetings, sodass Sie zu Ihren eigentlichen Aufgaben kaum noch kommen? Und dann sind da noch die ständig eintrudelnden E-Mails, die Ihre wertvolle Zeit weiter zerpflücken?
Wenn Sie sich in diesen Szenarien wiedererkennen, lohnt es sich, innezuhalten und sich gezielt mit dem Thema Zeitmanagement zu beschäftigen. Viele haben bereits erste Erfahrungen mit Zeitmanagement gemacht oder eine eigene Form der Arbeitsorganisation entwickelt. Trotzdem ist es sinnvoll, das eigene Zeit- und Selbstmanagement regelmäßig zu reflektieren und zu verbessern.
Was bedeutet Zeitmanagement eigentlich?
Zeitmanagement ist Teil des Selbstmanagements und bezeichnet Techniken der Selbstregulation. Richtig angewendet helfen Ihnen Zeitmanagement-Methoden dabei, sich so zu organisieren, dass Sie die verfügbare Zeit möglichst produktiv nutzen. Arbeitgeber:innen wünschen sich in der Regel, dass Mitarbeiter:innen ihre Arbeitszeit optimal ausschöpfen, jedoch entscheiden Sie meist selbst, welche Methoden Sie anwenden. Und da Zeitmanagement selten in Schulen oder Ausbildungen gelehrt wird, liegt es umso mehr an Ihnen, sich das nötige Wissen anzueignen.
4 Tipps für ein gutes Zeitmanagement
1. Planen Sie größere Projekte und setzen Sie Meilensteine
Bevor Sie in ein umfangreiches Projekt starten, klären Sie im Team alle wichtigen Fragen. Nehmen Sie sich Zeit für diese Anfangsphase, um Zuständigkeiten und Meilensteine festzulegen. Das spart viele Rückfragen und unnötige Unterbrechungen während des Projekts.
2. Legen Sie Prioritäten fest
Arbeiten Sie in klar definierten Zeitblöcken – beispielsweise in einem Tages- oder Wochenrhythmus – und formulieren Sie für diese Phasen ambitionierte, aber realistische Ziele. Beginnen Sie mit den Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Mehrere Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig? Delegieren Sie sie. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, planen Sie für später ein – aber schieben Sie sie nicht auf unbestimmte Zeit. Wird eine Aufgabe nach mehrmaligem Verschieben nicht erledigt, ist sie vermutlich doch nicht so wichtig und kann gestrichen werden.
3. Schaffen Sie ablenkungsfreie Arbeitsphasen
Jede Unterbrechung, selbst ein kurzer Blick aufs Smartphone, reißt Sie aus Ihrem Konzentrationsfluss und kostet am Ende mehr Zeit, als es scheint. Eine bewährte Methode gegen Ablenkungen heißt Deep Work. Dabei legen Sie gezielt Zeitfenster fest, in denen Sie sich nur auf eine einzige Aufgabe konzentrieren – ohne Benachrichtigungen, Telefonate oder andere Störungen.
4. Denken Sie ergebnisorientiert
Alles, was Sie tun, sollte Sie Schritt für Schritt Ihren Zielen näherbringen. Insbesondere in Meetings ist es hilfreich, sich handschriftliche Notizen zu wichtigen Entscheidungen, Aufgabenverteilungen und Eckdaten zu machen. So behalten Sie den Überblick und können im Nachhinein leicht nachvollziehen, was zu tun ist.
Die ABC-Analyse: eine bewährte Methode
Eine häufig genutzte Technik des Zeitmanagements ist die ABC-Analyse. Dabei teilen Sie Ihre Aufgaben in drei Kategorien ein, denen Sie anschließend passende Zeitfenster zuordnen:
- A-Aufgaben: Ihre Kernaufgaben, die niemand außer Ihnen erledigen kann und die für Ihr Unternehmen bzw. Ihre Tätigkeit den höchsten Wert haben.
- B-Aufgaben: Wichtige Aufgaben, die jedoch auch von anderen übernommen werden können. Prüfen Sie daher, was Sie sinnvoll delegieren können.
- C-Aufgaben: Routinen wie Ablage, E-Mails oder andere verwaltende Tätigkeiten. Diese sind zwar notwendig, verschaffen Ihnen aber keinen direkten Mehrwert.
Tipp: Das Portal Karrierebibel hat hierzu einen Entscheidungsbaum veröffentlicht, der eine schnelle Einführung in die ABC-Analyse ermöglicht und bei der Priorisierung hilft.
Welche Methoden nutzen Sie bereits?
Haben Ihnen diese Tipps geholfen, Ihr Zeitmanagement zu überdenken und neu zu strukturieren? Letztlich kommt es darauf an, die für Sie passenden Methoden zu finden und immer wieder anzupassen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Welche Strategien setzen Sie schon erfolgreich ein? Und in welchen Bereichen möchten Sie sich gerne weiterentwickeln? Wir freuen uns auf Ihren Austausch!